Czy regulamin w sklepie internetowym jest potrzebny?

Regulamin jest formą umowy, którą sprzedawca zawiera ze swoim klientem. To w nim opisane są najważniejsze warunki świadczenia usług oraz warunki sprzedaży i zwrotów. Dokument ten powinien być łatwo dostępny, klarowny i zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Klient musi mieć możliwość pobrania go i utrwalenia na dysku. Jak stworzyć regulamin sklepu internetowego? Jak na to wszystko zapatruje się prawo e-commerce?

Obecne przepisy jasno wskazują, że każdy sklep internetowy powinien mieć starannie zbudowany regulamin, w którym to określone zostaną prawa i obowiązki zarówno ze strony klienta, jak i sprzedawcy. Jest to forma umowy, którą klient powinien akceptować jeszcze przed zakupem. Dlatego też popularną techniką jest umieszczanie linku do regulaminu bezpośrednio w koszyku – oczywiście z obowiązkowym zaakceptowaniem warunków.

Docelowo regulamin sklepu internetowego powinien bazować na prostych, klarownych komunikatach, które będą zrozumiałe dla wszystkich klientów. Należy unikać zawiłych zapisów prawnych, zdań wielokrotnie złożonych, dwuznacznych komunikatów i niedopowiedzeń. Docelowo w dokumencie powinny pojawić się:

• Dane identyfikacyjne przedsiębiorcy— tj. nazwa firmy, adres siedziby, numer NIP i REGON (jeśli dotyczy), dane kontaktowe (np. adres e-mail, numer telefonu) oraz ewentualne informacje wymagane przepisami prawa.
• Zasady składania zamówień — umieść informacje dotyczące dostępności produktów lub usług, ich rodzajów, procesu składania zamówienia, akceptacji zamówienia przez sprzedawcę i potwierdzenia zamówienia przez klienta czyli określenie warunków zawarcia i rozwiązania umowy.
• Warunki płatności — w regulaminie powinny pojawić się dostępne metody płatności.
• Warunki dostawy — tj. zasady dostawy, koszty, metody, przewidywane terminy, gwarancje oraz najważniejsze zapisy dotyczące śledzenia przesyłki.
• Warunki korzystania z serwisu – które określają ograniczenia odpowiedzialności i prawa konsumenta,
• Polityka zwrotów i reklamacji — w regulaminie muszą pojawić się warunki i cała procedura związana z reklamowaniem i zwracaniem zarówno wadliwych, jak i błędnie zamówionych produktów oraz opisane warunki techniczne niezbędne do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się sprzedawca.
• Ograniczenia odpowiedzialności — w przypadku szkód, utraty danych, opóźnień w dostawie, błędów w treściach itp.
• Postanowienia końcowe — wszelkie inne, ważne postanowienia związane ze sporami i postępowaniem reklamacyjnym.

Wprowadzone zapisy RODO wskazują, że polski przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia rejestru danych osobowych. To w nim uwzględnia się wszelkie operacje związane z przetwarzaniem danych osobowych podmiotu. Zgodnie ze standardami obowiązującymi w Unii Europejskiej, sklep powinien posiadać m.in.: politykę prywatności – dotyczącą zbierania i przetwarzania danych osobowych; politykę bezpieczeństwa danych – w zakresie ich szyfrowania i zabezpieczeń technicznych; a także odpowiednie procedury dotyczące naruszeń danych – w tym o sposobie powiadamiania organów nadzorczych oraz klientów.

Prowadzenie sprzedaży internetowej wiąże się z szeregiem wyzwań – również w zakresie dokumentacji i ewidencji. Ważne jest więc śledzenie zmian w obrębie prawa — na szali jest ochrona zarówno swoich interesów, jak i interesów klientów. Na ten moment w ramach podstawowej i niezbędne j dokumentacji wymienia się:

• regulamin sklepu, który określa zasady korzystania z serwisu i zakupienia produktów,
• politykę prywatności,
• dane firmy,
• potwierdzenia zamówień w formie archiwum. Mogą być one wymagane do celów księgowych, podatkowych lub rozpatrywania ewentualnych reklamacji;
• politykę cookies – jeśli na stronie są wykorzystywane pliki cookies.

Brak regulaminu pociąga za sobą konsekwencje prawne i biznesowe. Po pierwsze – sklep narusza w ten sposób przepisy, narażając się tym samym na możliwość nałożenia przez UOKiK kary pieniężnej. Po drugie narusza ochronę interesów konsumenta. Po trzecie – może prowadzić do sporów z Klientami, do organizacyjnego chaosu, dezinformacji, niezrozumienia, trudności komunikacyjnych i złamania zaufania wobec marki. Po czwarte – brak dobrze zbudowanego regulaminu może prowadzić do sporów, kar, zwrotów i strat finansowych.

Każdy sklep internetowy powinien posiadać własny, regulamin związany ze świadczonymi usługami drogą elektroniczną. Jego stworzenie to nie tylko odgórnie narzucone wymogi, ale także forma zabezpieczenia dla przedsiębiorcy. Przed jego stworzeniem warto sięgnąć po konsultacje ze specjalistami, którzy pozwolą uniknąć nieporozumień, dwuznaczności i sporów. Warto poświęcić temu jak najwięcej czasu i uwagi, traktując dokument jako zabezpieczenie dla swojego biznesu i nierzadko — dla całej marki. Niezmiennie priorytetem w Twoich działaniach powinna być legalna sprzedaż w internecie.

 

Sprawdź także: Jak od strony prawnej przygotować sklep do międzynarodowej ekspansji? (e-book)